JUDUL BUKU : SIA EDISI 9
PENGARANG : GEORGE H. BODNAR WILLIAM S. HOPWOOD
1. SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SDM
PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI & PADA PROSES PENGGAJIAN
DAN MANAJEMEN SDM
Pada perusahaan besar proses ini adalah proses paling
konpleks dalam operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji;
regulasi dan tariff. Proses penggajian ditentukan oleh hokum dengan sanksi
penjara pada setiap pelanggaran. Ini merupakan tanggung jawab analisi system
untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.
PERSONEL
Kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam
penggajian perusahaan, spesifikasi tariff pembayaran, dan mengotorisasi semua
potongan pembayaran. Fungkaryasi personel berbedaa dengan pencatat waktu dan
fungsi penyiapan gaji8.
PENCATAT WAKTU
Bertanggung jawab menyiapkan dan menggunakan laporan
kehadiran dan kartu pencatat kerja. Pada perusahaan pemanufakturan, karyawan
yang bekerja dengan ukuran jam dicatat kehadirannya. Pada akhir periode
pembayaran, kartu pencatat waktu (atau laporan kehadiran) akan menunjukan
jumlah waktu yang dipakai karyawan untuk bekerja dan waktu di mana ia berharap
menerima gaji.
Pencatat waktu juga bertanggung jawab mengumpulkan dan
mengelola kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dan melakukan
rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasn waktu kerja yang diterima
dari produksi.
Karyawan yang digaji bulanan tidak menggunakan dasar jam.
Jika karyawan digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiran. ( hal. 362)
PENGGAJIAN
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan
sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Penyiapan gaji independen dari
penyiapan dari penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar
membayar-laporan kehadiran dan data personel. Data personel diterima dari
kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu. Register
penggajian menunjukan perhitungan pembayaran bersih.
Informasi dasar karyawan seperti nama, alamat, besar gaji,
dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji. File-file yang diperlukan
untuk laporan pemerintah, table pajak yang digunakan dalam pemrosesan, pension,
perencanaan tunjangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis merupakan contoh
informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.
Social security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa
pajak berdasarkan penggajian. Kontribusi
didasarkan pada tarif pajak yang dibebankan pada gaji kotornya.
Federal Social Security Act dan Federal Unemployment Tax Act
menyediakan perencanaan asuransi untukk pengangguran. Perusahaan dengan
karyawan yang dilindungi, diperkerjakkan dalam setiap 20 minggu selama tahun
kalender. Pembayaran ke pemerintah federal dilakukan scara kuartalan.
Pendapatan dari pemerintah federal di bawah undang-undang digunakan untuk
menutup biaya administrasi Negara baguian dan perencanaan pengangguran federal,
sama juga untuk menyediakan tambahan tunjangan bagi pengangguran. (hal. 364)
Pajak penghasilan federal untuk upah individu dikumpulkan
dalam periode di mana upah dibayarkan. Dengan system “bayar saat pulang”
perusahaan perlu menahan bagian dari laba karyawannya.
Perusahaaan melaksanakan bisnis antarnegara bagian yang
diperlukan oleh Federal Fair Labor Standard Act, untuk membayar kelebihan jam
kerja dengan tariff minimum satu atau satu setengah dari tariff regular untuk
jam kerja yang melebihi 40 jam dalam seminggu.
Perbedaan tampak antara karyawan dengan kontraktur
independen. Jika seseorang yang berhubungan dengan klien langsung tidak
dikenakan pajak.
Pada akhir setiap kuartal, perusahaan perlu memberikan ke
setiap karyawan Form W-2 Wage and Tax Statement yang telah lengkap. Perusahaan
perlu melanjutkan tembusan formulir W-2
dengan From W-3 pada atau sebelum 28 Februari ke pemerintah. Demikian juga pada
atau sebelm 31 Januari perusahaan harus menyimpan Form 940 (Employer’s Annual
Federal Unemployment Tax Return).
Informasi dasar mengenai apa yang diperlukan oleh pemerintah
USA mengenai penggajian ada pada publikasi Circular E Employers Tax Giude yang
ada pada Department of Treasury Internal Revenue Service. Publikasi ini memuat
tentang undang-undang terbaru. (hal. 365)
2. STRATEGI PENGEMBANGAN SIA
PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM
Perencanaan system meliputi proses identifikasi
subsistem-subsistem yang ada pada system informasi yang pengembanganna
membutuhkan perhatian khusus. Tujuan perencanaan system adalah
untukmenidentifikasi berbagai bidang permasalahan yang perlu segera dipecahkan
maupun yang nantinya akan diselesaikan. Analisis system dimulai setelah
perencanaan system teelah mengidentifikasi subsistem yang akan dikembangkan.
Tujuan utama analisis system adalah untuk memahami system dan permasalahan yang ada, memberikan
gambaran informasi yang dibutuhkan, dan untuk menetapkan prioritas untuk kerja
system berikutnya.
Sebuah subsistem tertentu dalam organisasi menjadi target
pengembangan, analisis system akan mmfokuskan pada penentuan informasi yang
dibutuhkan dan persyaratan-persyaratan penting yang dibutuhkan bagi system
tersebut guna mengimplementasi tujuan-tujuan manajemen. Oleh karena itu,
analisis system menekankan pada upaya mempelajari keputusan-keputusan manajer
dan kebutuhan informasi yang terkait. (hal. 438)
PERENCANAAN SISTEM DAN ANALISIS KELLAYAKAN
Pendekatan system yang secara total berbasis atas-bawah,
sangat pentuing digunakan ketika mengembangkan system. Oleh karena itu, perlu
ada perhatian yang saksama ketika mengembangkan sebuah rencana dan strategi
system secara kesuluruhan. Tanpa rencana keseluruhan, system informasi yang
akan dikembangkan hanya akan seperti berupa motif abstrak dalam sebuah jahitan
kain perca. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan
berikut ini:
- Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling membutuhkan sumber daya tersebut.
- Proses duplikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan
- Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan rencana strategis organisasi
Perencanaan system dan analisis kelayakan meliputi beberapa tahap, yaitu
:
1.
Mendiskusikan dan merencanakannya bersama-sama
dengan manajemen puncak
2.
Menetapkan sebuah dewan penasihat (steering
committee) bagi perencanaan system
3.
Menetapkan keseluruhan tujuan dan kendala yang
dihadapi
4.
Mengembangkan sebuah rencana system informasi
strategis
5.
Mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagi
wilayah-wilayah tertentu dalam organisasi untuk menjadi focus pengembangan
system
6.
Membuat sebuah proposal system yang akan
berperan sebagai landasan analisis dan desain awal bagi subsistem tertentu yang
akan dikembangkan
7.
Membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai
individu yang akan berbagai dalam proses analisis dan desain awal
Perhatikan bahwa tujuh langkah tersebut beroperasi dalam
pendekatan atas-bawah.
PERENCANAAN SISTEM DAN MANAJEMEN PUNCAK
Hal paling penting
dalam seluruh upaya pengembangan system adalah mendapatkan dukungann dari
manajemen puncak. Tugas utama pengembang system (system developer) adalah
mengamati dengan cermat rencana strategis, factor kunci sukses, dan keseluruhan
tujuan manajemen puncak.(hal. 439)
DEWAN PENASEHAT
Dewan penasihat merupakan pendekatan yang berguna untuk
memandu keseluruhan upaya pengembangan system. Komite ini merupakan perwakilan
dari manajemen puncak dan seluruh fungsi utama dalam organisasi. Mereka harus
memiliki perwakilan dari manajemen puncak karena penting bahwa system informasi
yang dihasilkan akan sesuai dengan kesulurahan rencana strategis perusahaan. Upaya
ini membutuhkan pemikiran jangka panjang.
Dewan penasihat harus bertanggung jawab atas kesulurahan
perencanaan dan pengendalian upaya pengembangan system dalam perusahaan. Dewan
penasihat tidak boleh terlibat dalam proyek pengembangan tertentu. Hal ini karena
proyek-proyek tersebut haruslah dikendalikan dan dikelola oleh seseorang yang
melaporkannya secara periodic kepada dewan penasihat.
MENGEMBANGKAN TUJUAN DALAM BATASAN SISTEM
Keseluruhan perencanaan membutuhkan pengembangan tujuan umum
perusahaan dan tujuan khusu bagi subsistem tertentu dalam perusahaan. Tujuan
umum perusahaan umum perusahaan harus memasukan keseluruhan strategis yang
berkaitan dengan siklus perencanaan jangka panjang perusahaan. Bagian lebih
detail dari tujuan strategis adalah tujuan taktis. Tujuan taktis ini sesuai
dengan perencanaan taktis dan umumnya ditujukan untuk rentang waktu satu hingga
tiga tahun ke depan.
Factor kunci dari perusahaan. Factor tersebut adalah
karakteristik-karakteristik yang membedakan sebuah perusahaan dengan para
pesaingnya dan merupakan kunci bagi sukses perusahaan. Sebagai contoh, beberapa
perusahaan menekankan kecepatan layanan, sementara yang lain menekankan
kualitas produk, dan banyak lainnya masih menekankan pada harga murah. Apapun
factor kunci sukses yang dimiliki semuanya harus dimasukan ke dalam tujuan
desain murah. Apapun factor kunci sukses
yang dimiliki, semuanya harus dimasukan ke dalam tujuan desain system.(hal.440)
MENGEMBANGKAN RENCANA SISTEM STRATEGIS
Dewan penasehat atau individu yang bertanggung jawab atas
pengembangan system adalah sebuah rencana system strategis. Rencana ini haruslh
berupa dokumen tertulis yang menggabungkan tujuan jangka pendek dan tujuan
jangka panjang dari upaya pengembangan system sebuah perusahaan. Elemen kunci
dalam sebuah rencana system strategis adalah :
- Keseluruhan pernyataan yang terkait dengan factor sukses kunci dari perusahaan dan tujuan-tujuan perusahaan yang ingin dicapai.
- Deskripsi system dalam perusahaan yang membutuhkan upaya pengembangan.
- Pernyataan prioritas yang menunjukan bidang-bidang mana saja yang akan mendapatkan prioritas paling tinggi.
- Garis besar sumber daya yang dibutuhkan, termasuk di dalamnya biaya, orang, dan peralatan.
- Rencana waktu pengembangan system tertentu.
