Jumat, 21 Oktober 2011

SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SDM & STRATEGI PENGEMBANGAN SIA


JUDUL BUKU   :  SIA EDISI 9
PENGARANG   :  GEORGE H. BODNAR WILLIAM S. HOPWOOD


1. SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SDM

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI & PADA PROSES PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SDM

     Pada perusahaan besar proses ini adalah proses paling konpleks dalam operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji; regulasi dan tariff. Proses penggajian ditentukan oleh hokum dengan sanksi penjara pada setiap pelanggaran. Ini merupakan tanggung jawab analisi system untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.

PERSONEL

      Kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian perusahaan, spesifikasi tariff pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan pembayaran. Fungkaryasi personel berbedaa dengan pencatat waktu dan fungsi penyiapan gaji8.

PENCATAT WAKTU

       Bertanggung jawab menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja. Pada perusahaan pemanufakturan, karyawan yang bekerja dengan ukuran jam dicatat kehadirannya. Pada akhir periode pembayaran, kartu pencatat waktu (atau laporan kehadiran) akan menunjukan jumlah waktu yang dipakai karyawan untuk bekerja dan waktu di mana ia berharap menerima gaji.

     Pencatat waktu juga bertanggung jawab mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasn waktu kerja yang diterima dari produksi.

        Karyawan yang digaji bulanan tidak menggunakan dasar jam. Jika karyawan digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiran. ( hal. 362)

PENGGAJIAN

    Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Penyiapan gaji independen dari penyiapan dari penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar-laporan kehadiran dan data personel. Data personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu. Register penggajian menunjukan perhitungan pembayaran bersih.


 PERSYARATAN PEMROSESAN PENGGAJIAN

     Informasi dasar karyawan seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji. File-file yang diperlukan untuk laporan pemerintah, table pajak yang digunakan dalam pemrosesan, pension, perencanaan tunjangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis merupakan contoh informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.

     Social security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak berdasarkan  penggajian. Kontribusi didasarkan pada tarif pajak yang dibebankan pada gaji kotornya.

        Federal Social Security Act dan Federal Unemployment Tax Act menyediakan perencanaan asuransi untukk pengangguran. Perusahaan dengan karyawan yang dilindungi, diperkerjakkan dalam setiap 20 minggu selama tahun kalender. Pembayaran ke pemerintah federal dilakukan scara kuartalan. Pendapatan dari pemerintah federal di bawah undang-undang digunakan untuk menutup biaya administrasi Negara baguian dan perencanaan pengangguran federal, sama juga untuk menyediakan tambahan tunjangan bagi pengangguran. (hal. 364)

        Pajak penghasilan federal untuk upah individu dikumpulkan dalam periode di mana upah dibayarkan. Dengan system “bayar saat pulang” perusahaan perlu menahan bagian dari laba karyawannya.
Perusahaaan melaksanakan bisnis antarnegara bagian yang diperlukan oleh Federal Fair Labor Standard Act, untuk membayar kelebihan jam kerja dengan tariff minimum satu atau satu setengah dari tariff regular untuk jam kerja yang melebihi 40 jam dalam seminggu.

        Perbedaan tampak antara karyawan dengan kontraktur independen. Jika seseorang yang berhubungan dengan klien langsung tidak dikenakan pajak.

         Pada akhir setiap kuartal, perusahaan perlu memberikan ke setiap karyawan Form W-2 Wage and Tax Statement yang telah lengkap. Perusahaan perlu  melanjutkan tembusan formulir W-2 dengan From W-3 pada atau sebelum 28 Februari ke pemerintah. Demikian juga pada atau sebelm 31 Januari perusahaan harus menyimpan Form 940 (Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return).

        Informasi dasar mengenai apa yang diperlukan oleh pemerintah USA mengenai penggajian ada pada publikasi Circular E Employers Tax Giude yang ada pada Department of Treasury Internal Revenue Service. Publikasi ini memuat tentang undang-undang terbaru. (hal. 365)


2. STRATEGI PENGEMBANGAN SIA 

PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM

      Perencanaan system meliputi proses identifikasi subsistem-subsistem yang ada pada system informasi yang pengembanganna membutuhkan perhatian khusus. Tujuan perencanaan system adalah untukmenidentifikasi berbagai bidang permasalahan yang perlu segera dipecahkan maupun yang nantinya akan diselesaikan. Analisis system dimulai setelah perencanaan system teelah mengidentifikasi subsistem yang akan dikembangkan. Tujuan utama analisis system adalah untuk memahami  system dan permasalahan yang ada, memberikan gambaran informasi yang dibutuhkan, dan untuk menetapkan prioritas untuk kerja system berikutnya.

     Sebuah subsistem tertentu dalam organisasi menjadi target pengembangan, analisis system akan mmfokuskan pada penentuan informasi yang dibutuhkan dan persyaratan-persyaratan penting yang dibutuhkan bagi system tersebut guna mengimplementasi tujuan-tujuan manajemen. Oleh karena itu, analisis system menekankan pada upaya mempelajari keputusan-keputusan manajer dan kebutuhan informasi yang terkait. (hal. 438)

PERENCANAAN SISTEM DAN ANALISIS KELLAYAKAN

     Pendekatan system yang secara total berbasis atas-bawah, sangat pentuing digunakan ketika mengembangkan system. Oleh karena itu, perlu ada perhatian yang saksama ketika mengembangkan sebuah rencana dan strategi system secara kesuluruhan. Tanpa rencana keseluruhan, system informasi yang akan dikembangkan hanya akan seperti berupa motif abstrak dalam sebuah jahitan kain perca. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan berikut ini:
  1. Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling membutuhkan sumber daya tersebut.
  2.  Proses duplikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan
  3. Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan rencana strategis       organisasi


Perencanaan system dan analisis kelayakan meliputi beberapa tahap, yaitu :

1.       Mendiskusikan dan merencanakannya bersama-sama dengan manajemen puncak
2.       Menetapkan sebuah dewan penasihat (steering committee) bagi perencanaan system
3.       Menetapkan keseluruhan tujuan dan kendala yang dihadapi
4.       Mengembangkan sebuah rencana system informasi strategis
5.       Mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagi wilayah-wilayah tertentu dalam organisasi untuk menjadi focus pengembangan system
6.       Membuat sebuah proposal system yang akan berperan sebagai landasan analisis dan desain awal bagi subsistem tertentu yang akan dikembangkan
7.       Membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai individu yang akan berbagai dalam proses analisis dan desain awal
Perhatikan bahwa tujuh langkah tersebut beroperasi dalam pendekatan atas-bawah.

PERENCANAAN SISTEM DAN MANAJEMEN PUNCAK

      Hal  paling penting dalam seluruh upaya pengembangan system adalah mendapatkan dukungann dari manajemen puncak. Tugas utama pengembang system (system developer) adalah mengamati dengan cermat rencana strategis, factor kunci sukses, dan keseluruhan tujuan manajemen puncak.(hal. 439)

DEWAN PENASEHAT

      Dewan penasihat merupakan pendekatan yang berguna untuk memandu keseluruhan upaya pengembangan system. Komite ini merupakan perwakilan dari manajemen puncak dan seluruh fungsi utama dalam organisasi. Mereka harus memiliki perwakilan dari manajemen puncak karena penting bahwa system informasi yang dihasilkan akan sesuai dengan kesulurahan rencana strategis perusahaan. Upaya ini membutuhkan pemikiran jangka panjang.

      Dewan penasihat harus bertanggung jawab atas kesulurahan perencanaan dan pengendalian upaya pengembangan system dalam perusahaan. Dewan penasihat tidak boleh terlibat dalam proyek pengembangan tertentu. Hal ini karena proyek-proyek tersebut haruslah dikendalikan dan dikelola oleh seseorang yang melaporkannya secara periodic kepada dewan penasihat.

MENGEMBANGKAN TUJUAN DALAM BATASAN SISTEM

        Keseluruhan perencanaan membutuhkan pengembangan tujuan umum perusahaan dan tujuan khusu bagi subsistem tertentu dalam perusahaan. Tujuan umum perusahaan umum perusahaan harus memasukan keseluruhan strategis yang berkaitan dengan siklus perencanaan jangka panjang perusahaan. Bagian lebih detail dari tujuan strategis adalah tujuan taktis. Tujuan taktis ini sesuai dengan perencanaan taktis dan umumnya ditujukan untuk rentang waktu satu hingga tiga tahun ke depan.

       Factor kunci dari perusahaan. Factor tersebut adalah karakteristik-karakteristik yang membedakan sebuah perusahaan dengan para pesaingnya dan merupakan kunci bagi sukses perusahaan. Sebagai contoh, beberapa perusahaan menekankan kecepatan layanan, sementara yang lain menekankan kualitas produk, dan banyak lainnya masih menekankan pada harga murah. Apapun factor kunci sukses yang dimiliki semuanya harus dimasukan ke dalam tujuan desain murah. Apapun factor kunci  sukses yang dimiliki, semuanya harus dimasukan ke dalam tujuan desain system.(hal.440)

MENGEMBANGKAN RENCANA SISTEM STRATEGIS

         Dewan penasehat atau individu yang bertanggung jawab atas pengembangan system adalah sebuah rencana system strategis. Rencana ini haruslh berupa dokumen tertulis yang menggabungkan tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang dari upaya pengembangan system sebuah perusahaan. Elemen kunci dalam sebuah rencana system strategis adalah : 

  1.        Keseluruhan pernyataan yang terkait dengan factor sukses kunci dari perusahaan dan tujuan-tujuan perusahaan yang ingin dicapai.
  2.             Deskripsi system dalam perusahaan yang membutuhkan upaya pengembangan.
  3.             Pernyataan prioritas yang menunjukan bidang-bidang mana saja yang akan mendapatkan prioritas paling tinggi.
  4.             Garis besar sumber daya yang dibutuhkan, termasuk di dalamnya biaya, orang, dan peralatan.
  5.            Rencana waktu pengembangan system tertentu.






Tidak ada komentar:

Posting Komentar